A Hanák Kolos Turistaegyesület GDPR szerinti adatvédelmi és adatkezelési szabályzatának teljesítménytúrázókra / résztvevőkre vonatkozó kivonata

Gyöngyös, 2018. december 20.
I. Hanák Kolos Turistaegyesület (továbbiakban: Egyesület),

Székhelye: 3200 Gyöngyös, Kossuth út 33.
Adószáma: 19137463-1-10
Nyilvántartási száma:10-02-0000759
Nyilvántartó hatóság: Egri Törvényszék

Az adatkezelő Egyesület a GDPR szerinti adatvédelmi és adatkezelési rendszerének rögzítése céljából az alábbi szabályzatot alkotja, melynek kialakításánál a 2018.05.25-től hatályban lévő jogszabályokat vette figyelembe, Ezek a következők:

  • Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete, a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet),
  • 2001. évi CVIII. tv. az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről,
  • 2008. évi XLVIII. tv. a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól,
  • 2011. évi CXII törvény az információs önrendelkezési jogról és az infószabadságról.
II. A szabályzat hatálya

A szabályzat 2018.12.31-én lép hatályba, de rendelkezéseit az Egyesület a 2018.05.25-től kezdődő időszak adatkezelésének vonatkozásában is alkalmazza. A szabályzat visszavonásig érvényes, rendelkezéseit a Hanák Kolos Turistaegyesület székhelyén, az adatkezelés helyén, és honlapján érvényesíti.

III. Adatkezelés menete

Az Egyesület által megbízott adatfeldolgozók az érintettek személyes adatait csak kifejezett és egyértelmű önkéntes hozzájárulásuk alapján használhatják fel a teljesítménytúrák, rendezvények szervezése és nyilvántartása során. A Hanák Kolos Turistaegyesület fő tevékenységi körébe tartozik a sporttevékenység, valamint a turisztikai rendezvények és túrák szervezése. A tevékenységének jellege, valamint az adatvagyon-védelem jogos érdeke alapvetően behatárolja a szükséges adatok körét.

IV. Tevékenységek és az elvégzésükhöz szükséges adatok kezelése, tárolása

Túrázók/résztvevők esetében: A Hanák Kolos Turistaegyesület a természetet kedvelő, és túrázni szerető személyek számára szervez teljesítménytúrákat, és turisztikai rendezvényeket. Az Egyesület az általa üzemeltetett honlapon értesíti az érdeklődőket a várható túrákról, rendezvényekről, és lehetőséget biztosít ezen eseményekre való jelentkezéshez online regisztráció keretében, illetve a honlapján közzéteszi a résztvevők teljesítési adatait.

A regisztráció során a túrázó/résztvevő kifejezett és egyértelmű, elektronikusan tett hozzájáruló nyilatkozatot ad az egyesület számára. Így engedélyezi és elfogadja, hogy az egyesület felhasználja adatait a túrára vagy rendezvényre való regisztrációhoz. A regisztráció során az Egyesület a következő személyes adatokat kéri el a regisztrálótól: név előtagja, vezetéknév, keresztnév, születési dátum, nem, településnév, ímélcím.

Az érintett fél az adatok kitöltése után az internetes felületen megjelenő adatvédelmi tájékoztatóra tett elfogadó nyilatkozat (pipa, vagy elfogadom gomb megnyomása) révén tesz egyértelmű hozzájáruló nyilatkozatot. A regisztrációhoz felhasznált adatokat a túrát követő napon az Egyesület törli, kivéve az ímélcímet, amelyet a többi adattól elszakítva egy évig őriz. Az ömlesztett címlistát a következő túra szervezéséhez használja, majd azokat is törli.

16 év alatti túrázók/résztvevők regisztrációjához a szülők hozzájárulása szükséges.

Az eredmények közzétételéhez és a túrák statisztikájához a teljesítési adatokat az Egyesület megőrzi és a honlapján közzéteszi.

A statisztikában szerepel a túrázó neve, születési éve, neme, az általa megadott településnév, valamint a teljesítési adatai (túra éve, túra hossza, rajtszám, rajtidő és célidő). Ezen közzétételhez is kifejezett és egyértelmű hozzájárulása szükséges a résztvevőnek, melyet szintén a regisztrációkor adnak meg az Egyesület számára.

A teljesítési adatokat az Egyesületnél szerződéssel tevékenységet folytató elsődleges adatfeldolgozó saját személyi számítógépén tárolja. Az adatokat jelszóval védett mappákban őrzi, mely jelszavakat csak az adatfeldolgozó ismeri. Az adatok papír alapon nem kerülnek megőrzésre.

Fénykép és videofelvételt készít az Egyesület a teljesítménytúrákon, melyhez engedélyt szintén a regisztrációkor adnak meg az Egyesület számára. A rögzített kép-, videó- és hangfelvételeket - mint tömegben, nyilvános rendezvényen való megjelenést - a szervezők a rendezvényeik népszerűsítésével kapcsolatosan a későbbiekben nyilvánosságra hozhatják és felhasználhatják a saját vagy partnereik, társszervezőik nyilvános felületein.

Nyereményjátékot szervez a teljesítménytúrákon az Egyesülettel szerződésben álló Mountex Kft, melyre a túrázók a regisztráció során jelentkezhetnek. A résztvevők az ímélcímüknek a Mountex Kft részére való megadásával vehetnek részt a nyereményjátékban. Erre, az ímélcím megadása előtt szintén hozzájárulást kell adni az Egyesület számára. A hozzájárulás felhatalmazza az Egyesületet, hogy a Mountex Kft és csakis a Mountex Kft. számára továbbítsa a sorsolásban résztvevők ímélcímét. Az Egyesület és a Mountex Kft között megkötött szerződés alapján a Mountex Kft a birtokába jutott ímélcímeket csak hírlevél számára használhatja fel, az adatokat nem másolhatja, nem továbbíthatja, harmadik személy számára nem adhatja ki.